Rechercher par le cadre de classement

Plan de classement des fonds

Se poser les bonnes questions

Les Archives départementales ne sont pas un centre de documentation qui créerait des dossiers par thème en regroupant des informations issues de diverses institutions sur un sujet ; elles ne sont pas non plus une bibliothèque qui collecterait des ouvrages tout faits sur un sujet. Elles conservent les documents d’activité et de fonctionnement issus d’institutions très nombreuses dans le respect des fonds de chacune d’elles, c’est-à-dire qu’elles n’ont pas le droit de mêler documents et dossiers de deux ou plusieurs institutions distinctes. Les documents de chaque institution sont classés de façon dite organique : les documents de fonctionnement en tête, les documents issus des activités ensuite, compétence par compétence. Le schéma général de classement interne est légèrement différent pour des papiers personnels, familiaux ou d’entreprises, mais le principe même d’organisation logique des documents reste identique.

Aussi, le point d’entrée de toute recherche est de savoir quelles institutions (ou quelles entreprises ou personnes privées) sont intervenues sur le sujet de la recherche, et en vertu de quelles compétences elles sont intervenues ; puis il convient d’examiner les inventaires d’archives de ces institutions, aux compétences visées.

Exemple : si on cherche à connaître les travaux effectués sur un bâtiment d’une école primaire, on constate que...

...la commune est propriétaire et est le plus souvent maître d’ouvrage de travaux,

... que l’ingénieur des Ponts-et-chaussées ou du service rural ou l’architecte des bâtiments communaux dessinent les plans, décrivent et estiment les travaux à entreprendre puis aident à attribuer à un prestataire ces travaux et à les contrôler,

... que l’Inspection académique donne un avis sur les aménagements projetés et l’opportunité des travaux,

... que la préfecture exerce un contrôle technique et surtout financier du projet, qu’un ministère (Instruction publique ici) et le Département peuvent allouer des subventions etc.

Ce sont autant de fonds d’archives et de pistes à explorer à la quête d’information sur un moment de la vie du bâtiment.

L’organisation et le classement des fonds d’archives

Un cadre de classement réglementaire semblable dans chaque Archives départementales

Au sein des Archives départementales, les fonds d’archives de chaque institution sont répartis par grandes périodes chronologiques et grands domaines thématiques ou d’action au sein d’un « cadre de classement réglementaire » assorti d’une base de cotation obligatoire (les séries d’archives de A à Z).

Ce cadre est identique dans tous les départements de France à quelques exceptions historiques près, ce qui facilite beaucoup la recherche pour les personnes amenées à travailler dans plusieurs départements différents, et ce que nous envient bien des pays dépourvus d’unité d’organisation générale de leurs fonds d’archives. Il a été fixé en 1841 pour les archives anciennes, révolutionnaires et modernes, complété en décembre 1965, affiné encore en 1998 sans connaitre de bouleversement.

Les archives contemporaines (1940 à nos jours) ont pris place dans ce cadre réglementaire en 1979. Les fonds d’archives privés, audiovisuels, iconographiques, numériques forment autant d’ensembles spécifiques par leur format, leur support ou leur origine ; ils ont été insérés tour à tour dans ce cadre à partir des années 1970. Les archives communales, hospitalières et nationales ont leur propre cadre général de classement réglementaire.

Un plan de classement des fonds propre à chaque institution d’Archives départementales

Un plan de classement des fonds conservés en Archives départementales est toujours bâti sur le cadre réglementaire général dédié aux Archives départementales. Mais il est beaucoup plus fin et détaillé car il a pour but de dénommer, pour chaque série du cadre réglementaire, les fonds d’archives de chaque institution publiques ou privées ou de chaque personne et famille, réellement conservés au sein des Archives départementales d’un département précis ; or, ces fonds varient peu ou prou d’un département à l’autre au gré de l’histoire du département et des avatars subis au cours du temps. Aussi, il n’existe aucun plan de classement des fonds identique en Archives départementales.