Protéger les fonds
Reconditionner les archives
Chaque archiviste s’attache à conditionner proprement les archives qu’il a lui-même classées dans des chemises et sous-chemises de papier, ainsi que dans des boîtes neuves. Mais des versements entiers de l’administration et des fonds anciennement conditionnés doivent être repris complètement parce que les matériaux employés sont abîmés, inadéquats voire parfois nocifs à la conservation pérenne des documents.
Un atelier de reconditionnement existe aux Archives du Jura pour ces travaux portant généralement sur des séries et fonds complets ; il emploie à ce jour une personne. Utilisant des techniques manuelles simples et des matériaux de taille et de matière adaptées, elle dépoussière et défroisse les documents et les range dans des chemises ou sous-chemises puis dans des cartons, en ayant soin de noter les manques et toute anomalie relevée entre l’inventaire de ces fonds et leur état actuel. Ces opérations sont accompagnées de la vérification de l’estampillage systématique des documents qui certifie l’origine de conservation des documents aux Archives du Jura. Dans le cas de classement de très gros fonds d’archives, le reconditionnement se partage entre l’archiviste et l’atelier de façon complémentaire.
Depuis 2015, à l’atelier sont aussi confectionnées sur mesure des boîtes à niveaux multiples pour recevoir les actes anciens munis de sceaux.
Outre une meilleure protection individuelle des actes, ce mode de conservation engendre un gain de place notable de rangement dans les magasins d’archives.
Ranger les archives dans les magasins
Le rangement des archives n’est pas un stockage massif ni définitif. Aux arrivées continues de versements de documents en masses extrêmement variables, de quelques boîtes à 20 ou 30 mètres par versement, s’ajoutent les manutentions propres au traitement des documents par les archivistes, le relieur, le photographe…Une gestion économe de l’espace est nécessaire pour retarder au maximum le moment où les magasins seront pleins et pour limiter les efforts pour mettre en place ou ressortir les fonds. Un agent est préposé notamment à la manutention des fonds à leur arrivée aux Archives, aux reconditionnements systématiques de versements et aux « refoulements » ou resserrement des boîtes opérées lorsque le reclassement de fonds entiers crée des vides sur les rayons avec les fonds ou versements suivants : ceux-ci sont alors décalés sur l’espace laissé vacant.
Maintenir magasins et bâtiment dans un bon état de salubrité
Le ménage non moins que l’entretien technique du bâtiment sont des aides précieuses et évidentes. Dépoussiérer régulièrement les tablettes d’archives, nettoyer les magasins et les salles de tri comme les bureaux et la salle de lecture où transitent, sont classés, rangés ou consultés les documents permet le maintien de conditions de travail, de conservation et d’étude saines pour les agents, les chercheurs et bien sûr les archives.
La vigilance constante portée à l’état du bâtiment, aux réseaux divers et au chauffage, ainsi qu’à toutes les petites réparations qui préviennent des dégâts plus importants, participe aussi à cette mission générale de préservation dite préventive des fonds.
Deux femmes de ménage (agents d’entretien) et un agent technique s’appliquent quotidiennement à ces travaux.
Quelques données relatives aux Archives du Jura
Depuis ces deux dernières décennies, les fonds du contrôle des actes, des documents d’enseignement d’Ancien Régime, des parties de fonds de l’Intendance, les recensements de population, les documents des chapitres des collégiales d’Ancien Régime, des versements du Cabinet du préfet et deux grands fonds privés ont été reconditionnés spécifiquement. Tous les fonds d’institutions religieuses ont été estampillés, ainsi que de nombreux actes de notaires ; 350 actes scellés ont été mis en boîtes adaptées depuis 2015.
Il entre environ 200 à 250 mètres linéaires de documents par an aux Archives qu’il faut ranger dans les magasins tandis que le classement ou la reprise de fonds d’archives entraîne refoulement et manutention d’au moins 200 mètres de documents chaque année, sans compter les opérations exceptionnelles de réaménagement des fonds portant chaque fois sur plusieurs centaines de mètres.
L’espace au sol occupé par tous les espaces du bâtiment à entretenir avoisine 5900 mètres carrés dont 4433 de magasins d’archives…