Les missions des Archives départementales
Après avoir été sous tutelle préfectorale de 1800 à la décentralisation de 1982, elles sont gérées par les Conseils généraux (1986-2014), devenus Conseils départementaux en 2015, tout en continuant d’exercer une mission d’Etat.
Les cinq grandes missions des Archives départementales
Elles sont décrites au Code du Patrimoine, livre II, Archives ainsi qu’au Code général des collectivités territoriales.
La mission d’État est exercée en amont de toutes les autres et en dehors des murs du bâtiment des Archives.
Le contrôle scientifique
et technique
des archives publiques
Il vise à assurer une bonne conservation des documents publics au sein même des administrations pendant tout le temps où celles-ci en ont besoin pour gérer leurs affaires, répondre aux administrés et faire face à tout recours ou contrôle.
Les quatre autres missions relèvent du Département.
La collecte
des documents
à conserver
définitivement
Elle est réalisée après que les dossiers ne sont plus directement ou immédiatement utiles aux administrations qui les ont produits. Elle concourt directement à l’enrichissement continuel des fonds.
Le tri, le classement
et l’inventaire
des documents
au sein des Archives
Ces opérations ont pour but de ranger matériellement les documents dans un ordre logique par fonds ou partie de fonds, et d’établir un inventaire, document qui résume le contenu de chaque dossier compris dans ce fonds et qui permet aux chercheurs d’y trouver aisément ce qui les intéresse.
La conservation matérielle
des documents
Elle s’effectue au fil du temps grâce à un bon conditionnement, le cas échéant à leur reproduction, à leur reliure et même parfois à leur restauration. Le bâtiment des Archives joue un rôle de premier plan dans ce domaine de la conservation, car il doit abriter les fonds de façon sécurisée.
La communication au public
des documents
Elle a lieu exclusivement en salle de lecture des Archives, dans les limites de leur état matériel et de la législation relative à la restriction de la communicabilité de quelques catégories de documents publics en deçà de délais déterminés. Outre la communication, les Archives s’appliquent à la valorisation des fonds au profit du plus grand nombre au moyen de publications, d’expositions, de conférences et par leur contribution scientifique au monde de la recherche.
Ces missions sont toutes connectées les unes aux autres, et toutes indispensables les unes aux autres, tout comme les métiers et les espaces de travail qui leurs sont dédiés aux Archives.
Le contrôle des archives publiques
Le contrôle scientifique et technique des archives publiques est une mission d’État ; son exercice sur «pièce et sur place» est délégué par le ministère de la Culture au directeur des Archives départementales, à son adjoint et aux éventuels autres cadres fonctionnaires d’État nommés aux Archives départementales.
- Elle consiste à veiller à la bonne tenue matérielle des documents et des dossiers au sein de toutes les administrations publiques situées dans le ressort géographique du département, que celles-ci relèvent de l’État, du Département, de la Région, des communes, des établissements publics de coopération intercommunale. L’état des locaux, les modalités de rangement dans les bureaux et les espaces dédiés à l’archivage des documents récents, les principes de classement sont contrôlés. L’archiviste édicte toute mesure pour améliorer un constat défavorable et il en surveille l’application.
- Il donne son avis sur tout projet de construction et d’aménagement de locaux d’archivage ; il valide et surveille les conditions de conservation temporaire de documents publics en dehors des institutions.
- Il contrôle les éliminations de dossiers publics, dont il connaît la nature, le contenu et les dates, en délivrant un visa préalable de destruction après examen d’un bordereau d’élimination explicite dressé par l’administration qui sollicite l’autorisation de destruction ; pour cela, il se réfère, quand elles existent, aux instructions officielles de sélection des documents publics édictées conjointement par le ministère de tutelle de l’administration concernée et les Archives de France (ministère de la Culture).
- Il contrôle enfin les projets et travaux de restauration de documents abîmés, par exemple ceux portant sur des registres d’état civil en commune.
Cette mission vise à doter chaque administration des moyens de préserver les documents dont elle peut avoir besoin à tout moment elle-même pour conduire ses procédures et actions, renseigner le citoyen et l’administré dans le respect de la législation sur l’accès aux actes administratifs, faire face à une difficulté ou à un recours. Elle permet de préparer la phase cruciale des collectes d’archives. Elle s’accompagne auprès des administrations d’une indispensable mission d’aide, d’information, de formation et de conseil à la gestion des documents publics.
Elle s’étend de la même façon sur les services d’archives constitués dans le son ressort du département (services d’archives communales et intercommunales).
La collecte des archives
La collecte des archives consiste à accueillir aux Archives départementales les documents qui, comme le souligne le Code du Patrimoine, comportent un intérêt historique ou constituent un titre pour l’État, une collectivité ou une personne (état civil, actes notariés, jugements définitifs, arrêtés, décisions… entraînant l’ouverture – ou la clôture - de droits). L’archiviste n’entend pas la notion d’intérêt historique selon des problématiques historiques, sociales ou politiques actuelles ou passées. Outre la fiabilité de leur information et leur sincérité, il s’agit d’évaluer le contenu informatif des documents, replacés dans le contexte d’une procédure, tout en les reliant d’une part à des documents d’un plus grand détail ou au contraire plus récapitulatifs, et d’autre part aux autres dossiers produits et conservés par d’autres niveaux administratifs de l’institution, ou d’autres institutions qui suivent la même affaire pour conseil, financement, exécution, contrôle… Devant des documents sériels (dossiers individuels en nombre, dossiers de procédure etc.), l’archiviste doit définir des critères de sélection simples et adaptés, pour conserver des échantillons significatifs de ces dossiers selon leur nature, leur nombre, leur intérêt. Ce rôle exigeant d’évaluation et de critique au sens positif du terme est fondamental pour collecter de façon cohérente une partie des dossiers de toute nature produits par les administrations, puisqu’il est impossible de tout garder. L’archiviste est aidé par les instructions ministérielles de sélection des documents, par des règles de bon sens aussi, et surtout par une connaissance et une expérience solides sur les dossiers déjà archivés, ainsi que sur le rôle et le fonctionnement de l’administration en général, et celle de son département en particulier, et enfin par sa collaboration étroite avec les agents et cadres des administrations ; la réunion de tous ces acquis lui permet d’affiner ses choix et décisions.
Les administrations ont l’obligation légale de verser leurs dossiers à conservation définitive aux Archives ; le Département a l’obligation de les y recevoir. Seule la collecte d’archives privées est une politique facultative du Département.
Réglementairement, les services administratifs opèrent les versements d’archives sur instructions des archivistes. Ils établissent une liste exhaustive des dossiers à verser ; tout versement entraîne en effet un transfert de responsabilité de la conservation des documents, et tout document versé doit pouvoir être repérable et/ou consultable dans les meilleurs délais aux Archives. Dans les faits, les archivistes participent très en amont à la préparation des versements, voire collectent eux-mêmes les documents, dans les phases très difficiles de la vie d’un service, au cours des inspections communales, dans le cas de fonds complexes, et bien sûr lors de collectes d’archives privées.
Le classement des archives
Même si les documents ont été collectés de façon cohérente, il est à peu près toujours nécessaire de revoir tôt ou tard leur classement et leur inventaire.
Il s’agit d’identifier, mettre en ordre logique des séries de documents ou dossiers, et parfois reconstituer des dossiers complètement éclatés, puis de les dater, d’y adjoindre une cote pour les retrouver parmi les kilomètres de documents conservés, ceci, fonds par fonds. Une fois classés, il faut inventorier les papiers, c’est-à-dire, rédiger un inventaire qui reprend d’une part toute l’architecture hiérarchisée du fonds, et d’autre part l’analyse, les dates et la cote de chaque dossier.
Il existe divers niveaux d’inventaire selon l’étape de classement du fonds à laquelle on veut aboutir, et selon la complexité du fonds : du simple « récolement » au répertoire numérique détaillé, voire dans de très rares cas, l’inventaire analytique (pièce par pièce). Ce travail est la pierre angulaire du métier de l’archiviste ; c’est grâce à ce travail que les fonds d’archives sont communicables au public et aux chercheurs et leur sont rendus compréhensibles puisque chaque dossier est replacé dans le contexte légal, administratif et juridique de son élaboration ou de sa réception par l’institution.
La conservation des archives
Les Archives départementales, comme les Archives nationales et communales, sont confrontées à un dilemne insoluble : faire perdurer à jamais des documents vieux de 5 ans à 10 siècles, écrits sur tout support dont aucun ne peut se soustraire aux atteintes du temps ; et qui plus est, non pas en les enfermant à clé, mais en en permettant leur consultation ! La première protection due aux documents est la structure du bâtiment des Archives et la qualité sanitaire des espaces de conservation. On se doit ensuite de ranger dans des boîtes et chemises adaptées les documents. La conservation passe aussi par le dépoussiérage de ceux-ci lors de leur collecte ou de leur classement. La reproduction des documents, essentiellement par microfilmage et numérisation, participe à la préservation des plus consultés d’entre eux, ou des plus fragiles ; seule la duplication est alors offerte à la lecture du public. Relier, réparer un document, voire le désinfecter s’il est moisi, le consolider au moyen de techniques artisanales et réversibles éprouvées dans des ateliers de restauration, sont aussi des moyens d’action pour faire traverser les siècles aux documents.
La communication des archives et leur valorisation
Dès l’instauration des Archives départementales, à la Révolution, a prévalu le principe de communiquer les documents conservés. Toutes les missions définies plus haut n’ont de sens que dans la perspective de cette cinquième mission : la communication, l’accès du plus grand nombre aux documents.
La communication a lieu exclusivement en salle de lecture pour d’évidentes raisons de sécurité, la plupart des documents étant uniques. Les documents publics sont communicables immédiatement par la loi. Toutefois, il existe deux formes d’incommunicabilité : légale et matérielle. Le législateur a retardé en effet la communicabilité à 50, 75 ou 120 ans pour les documents publics contenant des informations nominatives concernant la vie privée des gens et pouvant leur porter atteinte (filiation, actions juridiques et personnelles, informations médicales). Le secret industriel et commercial ainsi que les informations pouvant porter atteinte aux intérêts de l’Etat, sont quant à eux protégés pendant 25 ans. Dans ces cas d’une incommunicabilité temporaire, le législateur a prévu la possibilité de déposer une demande de dérogation à consulter ces documents avant le délai légal. En outre, un document endommagé ou fragile ne peut être consulté ; il s’agit d’une incommunicabilité matérielle. Pour rendre le contenu communicable à défaut du support, une duplication peut lui être substituée tandis que, si besoin est, le document original est restauré et mis à l’abri de la consultation.
Les Archives départementales ont toujours joué un rôle important dans le monde de la recherche ; et la diffusion et l’exploitation de la richesse de leurs fonds auprès du public, quel qu’il soit, est et restera un objectif capital. Aujourd’hui, et pour accompagner le mouvement spontané depuis les années 1970 qui voit des milliers de généalogistes et amateurs découvrir et consulter aux Archives les grandes séries de documents nominatifs (état civil, dénombrements de population, registres matricules…) et peu à peu d’autres fonds d’archives, la valorisation et l’aide à l’accès aux archives et à leur compréhension prennent de nombreuses formes : animation d’un service éducatif par un professeur de l’Éducation nationale, cours de paléographie et atelier d’édition de textes médiévaux hebdomadaires et gratuits, expositions, publications, accueil de conférences de la Société d’Émulation du Jura, collaborations aux travaux scientifiques et aux manifestations patrimoniales et culturelles nationales et départementales (Journées du patrimoine, bicentenaire de la loi de 1807 sur le Cadastre, 11e centenaire de la fondation de Cluny en 2009-2010, commémoration de la Première Guerre mondiale en 2014-2018, 6e centenaire de la fondation du couvent coletain de Poligny en 2015 etc.).
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