L'archiviste, au cœur de l'action
L'archiviste est au cœur du dispositif des Archives départementales, avant, pendant et après l'arrivée des fonds aux Archives.
L'acteur essentiel d'un réseau
Sur lui reposent d'une part, les relations avec les services administratifs de l'État et toutes les collectivités territoriales ; elles sont définies par le Code du patrimoine et des décrets spécifiques pour gérer en leur sein leurs documents publics.
Selon ce que le cas requiert, il veille ou participe directement à la préparation des versements de documents à conserver définitivement en raison de leur intérêt.
En amont, il élabore les tableaux de gestion de leurs documents avec les administrations conformément aux instructions officielles de sélection des documents publics dont il peut participer à l’élaboration au niveau national au sein des Archives de France ; il contrôle aussi les éliminations de documents publics sans intérêt dans les administrations en délivrant des visas de destruction tout en sélectionnant des échantillons cohérents dans les grandes masses de dossiers qui ne peuvent tous être conservés (fonctions État).
Par ces deux actions absolument conjointes et parfaitement transversales à tout le secteur public du département, il contribue puissamment à la cohérence et à la qualité intrinsèque des fonds publics d’archives collectés sur l’ensemble du territoire départemental.
L’archiviste entretient aussi des liens étroits avec les propriétaires d’archives privées dont les fonds complètent de façon singulière l’information renfermée dans les archives publiques.
On ne peut cependant accueillir tous les documents familiaux, d’entreprises ou de professionnels.
Opportunités et investigations ciblées parmi les grandes activités, personnalités et familles du département au fil des siècles sont deux façons de sauver, par la collecte sélective, des fonds et des papiers d’une réelle valeur historique commune, de niveau local, régional voire national.
Un architecte des fonds
Aux Archives mêmes, l’archiviste trie, classe, date, analyse et cote les dossiers, registres, plans des fonds conservés du Moyen-âge à nos jours.
Son action ne se borne pas à trier aveuglement les dossiers pris un à un sur des étagères.
Chaque fonds est le produit écrit de l’activité de tout ou partie d’une institution ou bien d’une personne, d’une famille, d’une entreprise.
Il n’y a pas deux fonds identiques, tous sont plus ou moins complets et étendus dans le temps et rendent compte d’activités et d’actions concrètes qui leur sont propres.
L’archiviste apprend à connaître le statut et les activités du producteur des papiers qu’il traite afin de classer ceux-ci correctement, c’est-à-dire de façon logique et structurée (classement dit organique).
Il instaure ainsi un plan de classement général de son fonds qui reflète tous les grands pans d’activité dont il a trouvé les papiers, et qui énumère toutes les procédures menées ; les Archives de France ont édicté réglementairement de tels cadres pour les fonds d’archives communales et hospitalières.
A l’intérieur du plan de classement, l’archiviste reconstitue le fil des affaires en rassemblant dans un ordre chronologique, thématique ou alphabétique selon les cas, les papiers ayant trait au même sujet et qui auront été parfois dispersés au fil du temps, ou dont les dossiers ont pu être vraiment disloqués.
Une fois ordonné l’ensemble des documents à l’intérieur du plan de classement, l’archiviste rédige l’inventaire où il décrit par de brèves analyses les dossiers remis en ordre ; il complète le plus souvent possible son inventaire par des introductions historiques et archivistiques, des index, des annexes enfin qui sont autant d’aides à la recherche.
Ainsi l’archiviste est-il l’architecte du fonds et donne-t-il, à la fin de son travail, les clés de l’édifice au lecteur de l’inventaire, et à tout chercheur et administré qui consulte le fonds.
Un fin connaisseur du patrimoine local
Par sa connaissance des fonds qu’il acquiert et du territoire où il exerce, l’archiviste est à même de concevoir au sein des Archives la valorisation des fonds conservés au moyen d’expositions, de publications, de guides spécifiques, voire de travaux personnels.
Organisation, cohérence, clarté sont les lignes cardinales du travail de l’archiviste ; sens de l’analyse et de la synthèse, mémoire, logique sont les qualités requises de ses travaux parfois d’une difficulté redoutable.
Persévérance et intérêt pour le fonds et le thème renfermé sont de mise. La passion de l’histoire et du patrimoine est la condition et le soutien indispensables.
Des agents aux cadres et au directeur, qu’ils se soient formés progressivement sur le terrain, ou qu’ils soient titulaires d’un diplôme universitaire d’archivistique ou autre discipline (licence professionnelle, master 1 ou 2…) ou encore de grande école (École nationale des chartes), et qu’ils aient passé les concours de la fonction publique territoriale ou d’État, seules une expérience professionnelle patiemment acquise et une profonde connaissance historique, géographique et administrative nationale et locale aiguisent la maîtrise professionnelle de chacun à son niveau, et permettent de mener à bien des collectes raisonnées et des classements de plus en plus complexes.
Quelques données relatives aux Archives du Jura
4 cadres archivistes, directrice et adjoint compris, sont en relation constante avec l’administration publique du département qu’ils prennent en charge par grands secteurs d’action publique : agriculture, finances - fiscalité, enseignement etc. Tous les archivistes cadres et non cadres du Jura, soit 12 personnes, trient, classent, inventorient des fonds d’archives plus ou moins complexes, souvent dans le cadre de programmes pluriannuels, mais sans exclure les travaux inopinés.
En moyenne 200 mètres de documents entrent par an de façon contrôlée aux Archives, 300 mètres de documents sont classés à titre définitif ou récolés de façon provisoire de telle sorte qu’ils puissent être mis à la disposition du public, munis d’inventaires de divers types et d’enregistrements électroniques sur le logiciel-métier des Archives.