Accueillir et renseigner le public
Ouverte au public cinq jours par semaine, la salle de lecture requiert l'emploi permanent de deux personnes aux fonctions distinctes : président de salle, magasinier.
Le président de salle
Il est chargé d’accueillir toute personne désireuse de consulter des documents originaux, ou leurs copies sous forme de microfilms ou de vues numérisées. Chargé de procéder aux démarches administratives d’inscription de tout nouveau lecteur, le président de salle est surtout présent pour orienter chacun, en fonction du thème de sa recherche, vers les principaux fonds d’archives susceptibles de l’intéresser, l’informer sur l’état du classement de ces fonds, et enfin lui montrer les inventaires disponibles et la façon de s’en servir. Il indique les délais de communicabilité légaux des fonds et documents. Il réoriente les personnes vers les administrations, collectivités et notaires dans le cas où les documents demandés ne sont pas encore versés aux Archives départementales. Ainsi le président doit-il connaître les fonds conservés, les inventaires établis, les classements en cours, mais aussi la réglementation générale des archives et les bases de l’histoire et du fonctionnement des institutions jusqu’à nos jours.
Il veille aussi à la sécurité des biens et des personnes dans la salle. Il veille au respect du règlement interne de la salle de lecture, notamment au silence nécessaire au travail de chacun. La surveillance de la communication des documents qu’il exerce vise à prévenir d’une part la communication de documents légalement non communicables, et d’autre part tout acte de malveillance sur les documents communiqués (vol et toute forme de dégradation). Il se soucie du confort du public en salle, et est chargé de l’évacuation des personnes en cas d’incendie ou de tout autre événement grave qui surgirait.
Le lieu d'activité du président de salle
Vous le rencontrerez dès votre venue en salle de lecture des Archives du Jura où il vous accueillera. Sa position sur une petite estrade (la ‘banque’) n’est pas le signe d’une supériorité ni un rappel scolaire ; cela lui est nécessaire pour exercer la surveillance et la prévention des actes malveillants en salle.
Quelques données aux Archives du Jura
La présidence de salle est assurée 4 jours par semaine par une même personne dont c’est la fonction principale ; un jour par semaine, la présidence est assurée à tour de rôle par l’un des archivistes et bibliothécaire des Archives, ce qui leur permet d’être en contact direct avec les utilisateurs des inventaires et catalogues. Ces dernières années, la présidence de salle a accueilli et orienté dans leurs recherches une moyenne de 1 200 personnes différentes par an.
Le magasinier
Il est particulièrement chargé de chercher dans les magasins de conservation des archives les documents demandés par les lecteurs en salle de lecture. Il prend garde à l’état matériel des documents qui vont être communiqués et signale toute dégradation importante risquant d’entraver leur consultation. Il veille à la restitution intégrale de ces documents après consultation et vérifie qu’ils sont rendus dans l’état où ils ont été confiés aux lecteurs. Il les replace enfin à leur place exacte dans les magasins.
Il s’associe au président de salle pour l’application du règlement de la salle et la surveillance de celle-ci.
Il est en outre couramment appelé à effectuer des reproductions pour des lecteurs, mais aussi des classements d’archives et le conditionnement ponctuel de documents ; il fait donc partie aussi de l’équipe des archivistes.
Le lieu d'activité du magasinier
C’est lui qui vous communiquera les documents que vous souhaitez consulter depuis la banque de la salle de lecture aménagée de son côté de petits casiers où il range les documents en attente de consultation ; il partage son temps entre cet espace et les magasins d’archives.
Quelques données aux Archives du Jura
En 2015, le magasinier a descendu des magasins d’archives, puis remonté 11 224 documents consultés par les lecteurs en salle de lecture du Jura, et rangé 8 894 microfilms sortis par les lecteurs !
Le secrétriat des Archives
C'est une fonction à la frontière entre la partie administrative du travail effectué aux Archives et le public, et complémentaire à la présidence de salle de lecture. Par le standard téléphonique et la réception du courrier postal et électronique, la secrétaire des Archives est souvent la première interlocutrice de toute personne s’adressant aux Archives, qu’il s’agisse de futurs lecteurs, de personnes requérant ponctuellement un renseignement ou un document, des agents et cadres de l’administration ou des élus, qui sollicitent des renseignements pour gérer leurs dossiers publics.
Comme le président de salle, la secrétaire répond directement aux demandes les plus usuelles sur les fonds conservés et leurs modalités de consultation, généalogie en tête. Elle oriente toute demande spécifique vers le ou les agent(s) et cadre(s) des Archives chargé(s) du domaine de compétence de la demande. A la dactylographie des courriers de réponse aux chercheurs, aux particuliers ou aux administrations préparés par elle-même et par les archivistes, s’ajoutent de nombreux travaux requis par le fonctionnement même des Archives comme service administratif, à commencer par la comptabilité.
Quelques données aux Archives du Jura
Le secrétariat a expédié 2631 courriers en 2015 dont 887 sont des réponses à des demandes de recherche ou l’envoi de reproductions d’actes précis : plus de 180 ont été des recherches de type administratif pour les particuliers (recherches d’actes pour faire valoir des droits), 378 sont des réponses à des recherches généalogiques au sens large (état civil, actes notariés, recensement militaire, dénombrement de population…), plus de 328 sont des recherches historiques et des orientations dans les fonds. Les autres courriers relèvent du fonctionnement interne des Archives.