Glossaire des archives

Petit glossaire de mots employés couramment aux Archives

 

Analyse : description d'un document ou d'un article selon des règles aujourd'hui normalisées en mettant en vedette des mots clés.

 

Archives : du bas latin archivum, du grec (ta) arkhaia, "les choses très anciennes, les archives.

1 – Documents tels que manuscrits, imprimés, photocopies, films, enregistrements sonores, etc. concernant le passé d'un peuple, d'une province, d'un département, d'une ville, d'une institution publique ou privée.

2 – Lieu où sont entreposés ces documents ; l'administration qui s'en occupe.

 

Article : en archivistique, la plus petite partie d'un instrument de recherche correspondant à la description d'une unité archivistique ; unité matérielle de conditionnement des documents correspondant à une unité de cotation. Un article est le plus souvent un carton, une liasse, un registre. Ce peut être un plan, un rouleau, une boîte de film ou de microfilm.

 

Bordereau de versement : liste descriptive énumérant les documents ou les articles contenus dans un versement (bordereau de versement) ou soumis par un service producteur au visa l'élimination du directeur des Archives départementales (bordereau d'élimination)

 

Cadre de classement : document établissant l'ordre de classement des articles à l'intérieur d'un fonds ou d'une série. Texte préétabli et réglementaire.

 

Classement : ce terme a deux sens bien distincts en archivistique. Mise en ordre des documents à l'intérieur d'un fonds ou d'une série en fonction de critères prédéterminés (ordre chronologique ou alphabétique, par exemple) conformément au cadre de classement. Mais également, procédure administrative par laquelle un fonds d'archives privées reçoit la qualité d'archives historiques.

 

Collecte : ensemble des procédures par lesquelles les fonds d'archives entrent dans les services d'archives.

 

Communicabilité : possibilité de donner un document d'archives à un lecteur en salle de lecture pour qu'il le consulte et l'analyse en conformité avec la loi et les règlements des archives. Le "délai de communicabilité" est la durée à l'expiration de laquelle un document est communicable.

 

Cote : ensemble de lettres et de chiffres correspondant à la place d'un article à la fois dans le cadre de classement et dans les magasins, et permettant de l'identifier.

 

Dérogation : autorisation administrative exceptionnelle et individuelle nominative de consulter des documents d'archives publiques conservés dans un service d'archives public, avant l'expiration de leur délai de communicabilité.

 

Description archivistique : travail de l’archiviste consistant à résumer ou analyser des documents ou des articles composant un fonds, afin de permettre aux chercheurs d’en connaître le contenu global, la date et la provenance. Le résultat du travail de description est l’instrument de recherche.

 

Document : le plus petit élément constitutif des archives (une liste, une lettre, un rapport) composé d’un ou de plusieurs feuillets. Par extension et à tort, est souvent employé en lieu et place d’article.

 

Élimination : opération consistant à détruire, après tri, conformément aux procédures réglementaires édictées par la Direction des Archives de France en liaison avec les administrations versantes, les documents ciblés comme étant dépourvus d’intérêt historique.

 

Estampillage : apposition sur les documents d’une empreinte au moyen d’un tampon encreur attestant de l’appartenance de ces derniers à un service d’archives.

 

Fantôme : fiche mise à la place d'un article ou d'un document extrait du dossier auquel il appartient, pendant la durée de sa communication.

 

Fonds : ensemble de documents produits ou reçus par un organisme, un établissement, une entreprise ou une famille, versés dans un service d’archives. Le fonds est dit ouvert s’il provient d’un service toujours en activité (il peut donc s’accroître) ou fermé si ce dernier n’existe plus.

 

Indexation : opération destinée à rattacher un article, un document ou un fonds à un index (un lieu par exemple) ou à un thesauri : un mot matière (enseignement par exemple) ou une période historique (Révolution française par exemple)

 

Instrument de recherche : ouvrage produit sous forme papier ou électronique décrivant un ensemble d’articles, des fonds, etc. de façon à les faire connaître aux lecteurs.

 

Inventaire : catégorie d’instrument de recherche, le plus ancien puisqu’il remonte au XIXe siècle. Il présente souvent le défaut d’être sélectif et de ne présenter que les archives les plus intéressantes.

 

Liasse : ensemble de documents groupés sous une chemise et constituant un article. L'enliassage est le mode traditionnel de conditionnement des archives.

 

Magasin : local de taille standard où sont conservées les archives dans un bâtiment d’archives. Partie individualisée des bâtiments protégée contre l’incendie, les changements climatiques et où le personnel ne travaille pas.

 

Mètre linéaire : unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur.

 

Pièce : mot peu employé au XXe siècle qui a préféré celui de document ; très courant au XIXe siècle pour document individualisé.

 

Plan de classement : système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.

Ordre dans lequel les archives définitives d'un fonds, d'une série ou d'un versement ont été classées et ordonnées dans un service d'archives. A ne pas confondre avec cadre de classement.

 

Récolement : identification un par un de tous les articles conservés dans un service d’archives avec leur emplacement topographique. Ces derniers sont inscrits sur une liste qui signale toutes les lacunes constatées.

 

Restauration : ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer et ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés.

 

Série : division primaire d'un cadre de classement, généralement désignée par une lettre (ou plusieurs lettres) de l'alphabet, appelée "lettre de série" qui sert à la cotation des articles qui la composent. La série, qu'il ne faut pas confondre avec la série organique, correspond soit à un fonds, soit à une partie du fonds ou à un regroupement de fonds, soit encore à une tranche chronologique.

 

Support : matière (papyrus, parchemin, papier, film, bande magnétique, cédérom…) sur laquelle sont fixées des informations écrites, sonores, électromagnétiques, numériques ou visuelles pour constituer et/ou conserver un document.

 

Thesaurus : liste contrôlée de descripteurs reliés entre eux par des relations sémantiques, hiérarchisées, associatives ou d'équivalence, servant à indexer les notions d'une unité de description.

 

Tri : opération consistant à séparer, aux termes d'une évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l'élimination.

 

Versement : opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents transférés.