Grande opération de déménagement des fonds aux Archives du Jura
Le 25/03/2021 à 18h06 par les Archives départementales du Jura
Résumé

Les magasins d’archives du nouveau bâtiment, inauguré en 2000, accueillent les versements d’archives des institutions publiques du département après 1940. Les éliminations opérées, les reprises de versements, avec parfois des fusions de fonds d’un même producteur d’archives, ont entraîné la multiplication des espaces libres entre les différents versements et ce, sur quasiment quatre étages du bâtiment. C’est pourquoi, une réorganisation matérielle de l’ensemble des boîtes d’archives était nécessaire afin de regagner de l’espace dans les rayonnages ; on appelle cette opération, le refoulement.

Le premier bâtiment des Archives, construit en 1977, renferment les documents figurés et les fonds d’archives anciens et modernes (1800 à 1940). La nouvelle tour est dévolue en majorité à l’accueil des versements d’archives contemporaines.

 

L’accroissement annuel des documents aux Archives départementales du Jura, en année normale, se situe entre 200 et 250 mètres linéaires (soit entre 2 000 et 2 500 boîtes d’archives environ). Les archivistes mènent quotidiennement des travaux de tris, d’éliminations règlementaires et de classement des fonds. Aujourd’hui un refoulement était nécessaire afin d’optimiser l’espace de rangement sur les 4 étages actuels d’accueil des versements d’archives.

 

 

Depuis le début du mois de janvier, deux agents vacataires, Muriel et Pierre, ont entrepris cette lourde opération de déménagement qui requiert une bonne forme physique mais aussi beaucoup de volonté et de patience. Versement après versement, ils ont refoulé les boîtes d’archives de formats différents mais aussi des liasses plus ou moins bien conditionnées qui ont pu être rangées dans des boîtes adaptées à leur format. Jour après jour, les anomalies repérées dans les versements ont été résolues et le rangement optimisé, sans perte d’espace, tout en respectant un ordre règlementaire débutant en bas d’une travée (ensemble de 5 à 7 tablettes superposées) pour finir en haut de celle-ci.

 

 

Munis de chariots à multiples tablettes, de gants, chaussures de sécurité et bien entendu du masque, ils ont patiemment déplacé des dizaines de milliers de boîtes les unes après les autres. Plus facile entre les 2 salles d’un étage, l’opération s’est compliquée lors du changement de niveau. Venus en renfort, des agents des Archives se sont répartis entre les 2 étages afin d’établir une chaîne de travail pour éviter toute perte de temps. L’ascenseur a été bien sollicité à ces occasions pour le déplacement des chariots ; tout a été fait pour limiter au maximum la gêne et l’impact sur la communication des documents en salle de lecture.

 

 

 

 

Le refoulement s’est terminé le lundi 22 mars. Aujourd’hui nos deux collègues finalisent les opérations en réalisant le récolement.

Cette opération consiste à relever tablette par tablette, la localisation précise de chaque cote d’archives suite à son déplacement afin de pouvoir identifier avec certitude son nouvel emplacement topographique. Ces données seront ensuite enregistrées sur notre logiciel métier où elles remplaceront le précédent récolement devenu obsolète.

 

 

 

Deux épis vidés et regagnés

pour de prochains versements...


 

Le gain de place est significatif dans le bâtiment. En effet, l’équivalent d’un demi-étage représentant plus d’1,3 km linéaire, a été gagné pour de futurs versements et environ 10 km de documents ont été déplacés, soit environ 100 000 boîtes !


 

 

Un grand merci à Muriel et Pierre qui ont mené à bien cette opération de refoulement pendant ces trois mois, ainsi qu’aux collègues qui ont prêté main forte lors des phases complexes de changement d’étages.

 

 

 

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