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Principaux textes législatifs et réglementaires relatifs aux archives des communes et groupement de communes

Organisation des archives et services d’archives des communes, de leurs groupements et établissements publics, contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités

Loi n° 83-663 du 22 juillet 1983 relative à la répartition des compétences entre les communes, les départements, les régions et l'État, modifiée par les lois n° 86-29 du 9 janvier 1986 et n° 86-972 du 19 août 1986.

Décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques (Code du patrimoine, art. R  212-13).

Décret n° 88-849 du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales (CGCT, R 1421).

Instruction DPACI/RES/2009/016 du 21 juillet 2009, sur les archives de l’intercommunalité et portant modèles de convention (cf. CGCT et Code du patrimoine, art.212-11).

Dépôt des archives communales aux Archives départementales

Loi n° 70-200 du 21 décembre 1970 modifiée, sur le dépôt aux Archives départementales des archives centenaires des communes de moins de 2000 habitants (CGCT, L 1421-2 renvoyant au Code du patrimoine, L 212-11 à 14)
► la modification porte simplification des modalités pratiques de dérogation à l’obligation de dépôt des archives centenaires des communes de moins de 2000 habitants, et modification de fait par l’instruction du 21 juillet 2009 sur les archives de l’intercommunalité (Code du patrimoine, L 212-11).

Communicabilité des archives publiques

Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 sur les archives modifiant le Code du patrimoine, Livre II, archives, en particulier régime de communicabilité des archives publiques (cf. Code du patrimoine, art. L 213-1 à 6)

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 et relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (« loi informatique et libertés ») (cf. Code du patrimoine, mêmes articles)

Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée par la loi  n° 2000-321 du 12 avril 2000, portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public

Décret n° 88-465 du 28 avril 1988 relatif à la procédure d'accès aux documents administratifs (Code du patrimoine, art. R 213).

Cadre de classement - Instructions de sélection et conservation des documents

Arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales
► L’arrêté contient à la fois un cadre de classement réglementaire des archives communales (actualisation de celui de 1881) et une instruction de tri, élimination ou conservation des documents publics communaux par domaine de compétence dans l’ordre du cadre de classement.
Il reste valide comme cadre de classement pour les archives antérieures à 1940 voire 1982 (jusqu’à la décentralisation) et au-delà pour les petites communes qui ne sont pas dotés de services nombreux et conséquents obligeant l’adoption d’une cotation continue en un local dédié de versements successifs d’archives par service communal. On appliquera avec modération ses consignes d’élimination drastique.

Circulaire de la Direction des Archives de France AD 83-1 du 8 mars 1983 portant instruction sur le traitement des archives communales.

Circulaire de la Direction des Archives de France AD 93-1 du 11 août 1993 (Lire la circulaire) portant instruction pour le tri et la conservation aux Archives communales des documents postérieurs à 1982, produits par les services et établissements publics des communes.

Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 (Lire l'instruction) portant sur le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.
► Elle actualise voire annule les prescriptions relatives aux domaines communs des administrations locales présentes dans la circulaire de 1993.
► Secteurs couverts : assemblées, instances consultatives et cabinet ; ressources humaines ; patrimoine mobilier, immobilier et foncier, affaires juridiques, contentieux et assurances ; finances ; marchés publics ; contrôle de gestion, évaluation ; relations internationales ; communication ; archives ; documentation ; informatique.

Instruction à venir sur les autres secteurs non couverts par l’instruction de 2009, soit tous les services instructeurs agissant pour le compte du territoire et de la population.
► Secteurs couverts à ce jour dont les tableaux ont été validés mais non encore officialisés : cadastre, urbanisme, action sociale, tourisme

Nota : textes sur le sort de documents spécifiques :

Circulaire AD 94-1 du 17 janvier 1994 relative à la conservation du Recueil des actes administratifs de la préfecture en mairie
► en partie rendue obsolète par la diffusion électronique du RAA de la Préfecture dans le Jura depuis 2009 mais qui doit inspirer le sort du RAA du Département en raison des nombreuses compétences administratives et réglementaires décentralisées au Département, notamment en 1982 et 2008.

Registres de délibérations et état civil

Décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 (Journal officiel du 11 juillet 2010) portant modifications diverses du CGCT (R 212-9.) : notamment ses articles 5 à 8 modifient le cadre réglementaire applicable à la tenue des registres de délibérations issu principalement du décret n° 70-150 du 17 février 1970 et de l’arrêté interministériel du 3 juillet 1970.

Circulaire NOR/IOCB1032174C du 14 décembre 2010 (ministères de l’Intérieur - collectivités territoriales et de la Culture - communication (Archives de France) sur la tenue des registres de délibérations.
► Circulaire d’application du décret sus-mentionné, accompagnée d’une note d’information DGP/SIAF/2010/023 du 15 décembre 2010, le texte intégral en a été diffusé par la Préfecture du Jura, à l’initiative de la Direction des collectivités locales, le 21 décembre 2010, et inséré au Recueil des actes de la Préfecture.

Note d’information DGP/SIAF/2011/019 du 18 octobre 2011, relative à la reliure des registres de délibérations des communes et de certains de leurs groupements.
► Cette note fait suite aux remarques faites sur les modalités pratiques de la reliure des registres de délibérations à la suite de la publication du décret du 8 juillet 2010 et de la circulaire d’application du 14 décembre 2010.

Instruction générale du 11 mai 1999 sur l’état civil, actualisée par l’instruction générale du 29 mars 2002, relative à l’état civil

Norme spécifique n° 43 de la Commission nationale informatique et liberté, par délibération n° 04-067 du 24 juin 2004, relative aux traitements automatisés d’informations nominatives mis en œuvre par les communes pour la gestion de l’état civil.

Note du directeur des Archives de France AD 14114/3244 du 16 juin 1983 interdisant la photocopie de documents reliés (dont état civil).

 

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