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Le rôle des Archives départementales

Le contrôle de l'Etat sur les archives publiques communales et intercommunales

Le directeur des Archives départementales, agent de l'Etat, est chargé du contrôle scientifique et technique des documents publics produits notament par : les communes et leurs établissements publics, les syndicats communaux et intercommunaux, les communautés de communes (CGCT, art. R 1421-2).

Ce contrôle porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection, d'élimination des documents, ainsi que sur leur classement, leur conservation et leur communication ; il vise à assurer la sécurité des documents, l'intégrité du fonds et sa structure organisque, la qualité de ses instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement et sa mise en valeur (CGCT, art. R 1421-1).

Il s’exerce sur pièce et sur place, au sein des collectivités, au moyen d’inspections (CGCT, art. 1421-1) à la suite desquelles le directeur des Archives départementales rédige des rapports d’inspection portant d’éventuelles prescriptions.

En raison de ce contrôle, le directeur des Archives donne :

Les avis réglementaires :
  • sur tous travaux effectués dans les locaux où se trouvent installés des documents. Le maire (ou le président de l’institution) doit les signaler deux mois avant le début des travaux (CGCT, art. 1421-6) et prendre en compte les éventuelles modifications proposées
  • sur la destruction du Journal officiel de plus de 10 ans dans les communes chefs-lieux de canton…
Les visas d'élimination :

De tout document public communal ou intercommunal, après examen de la nature et des dates des documents proposés à l'élimination (CGCT, R 1421-3). Aucun document ne peut être éliminé sans cette autorisation préalable (Code du Patrimoine, art. R 212-14).

Télécharger le visa d'élimination

Le dépôt des archives communales centenaires :

Le directeur des Archives veille au respect des prescriptions relatives au dépôt des archives centenaires des communes aux Archives départementales (CGCT, art. L 1421-1, Code du Patrimoine, art. L 212-11 à 14, et R 212-57 à 61), à l’octroi des dérogations ou autorisations de conservation éventuellement accordées et au respect des conditions ayant permis lesdites dérogations ou autorisations.

Les conseils et l'assistance au titre des missions départementales

Les Archives départementales proposent gratuitement aux communes et structures intercommunales :

  • une aide sur place : lors de ses inspections, le directeur des Archives départementales conseille élus et personnel sur la gestion des archives de la commune ou structure intercommunale, et répond à toutes leurs questions.

En dehors des inspections, sur demande par courrier ou téléphone, le directeur des Archives, ou l’archiviste responsable des archives communales et intercommunales, ou l’un de ses collaborateurs archivistes, répondent à toute question des municipalités confrontées à des problèmes particuliers. Concrètement, il s’agira selon les cas :

  • d’une aide à distance : certains problèmes, limités, peuvent se régler par téléphone et courrier.
  • d’un déplacement sur place pour répondre au plus près de la réalité et des soucis rencontrés.

En outre, les Archives départementales proposent gratuitement (hors éventuels frais de reproduction) aux maires et présidents de structures intercommunales de :

  • les aider à rechercher des documents intéressant leur institution, un fait historique de leur territoire…
  • communiquer pendant un mois des documents communaux déposés aux Archives départementales, pour les besoins administratifs ou patrimoniaux de la commune concernée.
  • former le personnel communal et intercommunal. Les Archives départementales interviennent notamment dans des formations organisées par le CNFPT.
  • intervenir en urgence en cas de sinistre (incendie, inondation...)

 

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