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Les obligations des maires et présidents de syndicats et structures intercommunales

Le maire est civilement responsable envers sa commune :

de l’intégrité des archives communales et de leur bonne conservation, sans préjudice des sanctions pénales (Code pénal, articles 173 et 254). C’est la commune qui est propriétaire de ses archives et elle seule.

Le maire conserve les archives dans un édifice communal :

La mairie, ou à défaut de mairie, l’école, ou tout autre bâtiment public, comme, par exemple, la bibliothèque municipale (CGCT, art. R 1421-4). En cas de nécessité de conserver les documents communaux hors d’un bâtiment communal (sinistre ou travaux à la mairie par exemple), le maire doit en informer le directeur des Archives départementales ; ensemble, ils conviennent de la meilleure solution pour conserver provisoirement les documents dans des locaux sûrs ou aux Archives départementales mêmes.

 
Exemple de rangement correct de documents communaux dans un local propre, isolé et chauffé, sur des rayonnages stables et accessibles, dans des boîtes identifiées et datées. On notera la table de consultation des documents à proximité immédiate. Seul inconvénient : la rangée inférieure des boîtes est posée à même le sol (il est préconisé de poser les documents sur une tablette distante d’au moins 5 cm du sol, en cas d’inondation…)

 

Le maire ne peut aliéner les archives communales :

Les archives communales sont publiques et imprescriptibles. La commune, et elle seule, est propriétaire de ses archives (Code du patrimoine, article L 212-6). Nul ne peut les donner, ni les vendre. En revanche, le maire peut et doit revendiquer la propriété de tout document extrait à quelque date que ce soit des archives de sa commune (Code du patrimoine, R 212-7).

Le maire ne peut détruire de documents communaux sans l'autorisation préalable du directeur des Archives départementales

(CGCT, art. R 1421-3 ; Code du patrimoine R 212-14).

Le maire inscrit les frais de conservation des archives au budget

Bien que l’annualité de la dépense ne soit plus prescrite, l’article L 2321-2 du CGCT qui détaille les dépenses communales inclu celles relatives aux archives parmi les dépenses obligatoires.

Tout maire nouvellement élu doit dresser un récolement des documents publics présents en mairie

Cette obligation est prescrite par l’article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 modifié, portant règlement des archives des communes, toujours en vigueur. Elle découle de l’importance des documents communaux dans la gestion quotidienne des affaires de la commune ; elle s’étend aux documents de toute date présents en mairie car ceux-ci peuvent servir à prouver des droits de la collectivité ou d’administrés, à gérer des biens et des infrastructures, à connaître l’histoire de la commune. Le récolement est un bref inventaire des catégories de documents existants (les registres de délibérations, l’état civil, les listes électorales, les dossiers de travaux, les permis de construire.) ; il est établi sous la forme d’un procès-verbal entre le maire entrant et le maire sortant.

Tout archiviste municipal entrant en fonction doit dresser un récolement des archives qu'il est chargé de conserver et gérer

Dans toutes les communes pourvues d’un service d’archives municipales, ce récolement est obligatoire dans l’année d’entrée en fonction de chaque archiviste (CGCT, art. R 1421-7). En outre, l’archiviste communal remet chaque année un rapport d’activité du fonctionnement de son service au Service interministériel des Archives de France par l’intermédiaire du directeur des Archives départementales de son ressort (CGCT, R 1421-8).

Le maire informe obligatoirement le directeur des Archives départementales quand :

  • des travaux vont être effectués dans les locaux où se trouvent les documents.
  • des documents vont changer de lieu de rangement (déménagement, restructuration).
  • des éliminations sont envisagées parmi les documents conservés.
  • un sinistre s’est produit dans les locaux où se trouvent les documents.
  • des travaux de restauration sont entrepris sur des documents communaux.

(application en particulier des articles R 1421-5 et 6 du CGCT)

Le maire ou son représentant reçoit le directeur des Archives départementales :

lorsque celui-ci annonce son passage dans la commune, pour procéder à une inspection ou à un dépôt d’archives.

Les mêmes obligations s'imposent aux présidents des syndicats communaux et intercommunaux et des établissements publics de coopération intercommunale

comme dépositaires de compétences communales au sein de leurs institutions. La seule différence réside dans les relations avec les Archives départementales pour assurer la conservation définitive des documents importants ou faisant titre pour leur institution.

 

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