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Les métiers et fonctions de l'accueil : président de salle, magasinier, secrétaire

Ouverte au public cinq jours par semaine, la salle de lecture requiert l'emploi permanent de deux personnes aux fonctions distinctes : président de salle, magasinier.

Le président de salle

Il est chargé d’accueillir toute personne désireuse de consulter des documents originaux, ou leur copies sous forme de microfilms ou de vues numérisées. Chargé de procéder aux démarches administratives d’inscription de tout nouveau lecteur, le président de salle est surtout présent pour orienter chacun, en fonction du thème de sa recherche, vers les principaux fonds d’archives susceptibles de l’intéresser, l’informer sur l’état du classement de ces fonds, et enfin lui montrer les inventaires disponibles et la façon de s’en servir. Il indique les délais de communicabilité légaux des fonds et documents. Il réoriente les personnes vers les administrations, collectivités et notaires dans le cas où les documents demandés ne sont pas encore versés aux Archives départementales. Ainsi le président doit-il connaître les fonds conservés, les inventaires établis, les classements en cours, mais aussi la réglementation générale des archives et les bases de l’histoire et du fonctionnement des institutions jusqu’à nos jours.

Il veille aussi à la sécurité des biens et des personnes dans la salle. Il veille au respect du règlement interne de la salle de lecture, notamment au silence nécessaire au travail de chacun. La surveillance de la communication des documents qu’il exerce vise à prévenir d’une part la communication de documents légalement non communicables, et d’autre part tout acte de malveillance sur les documents communiqués (vol et toute forme de dégradation). Il se soucie du confort du public en salle, et est chargé de l’évacuation des personnes en cas d’incendie ou de tout autre événement grave qui surgirait.

 

Le lieu d'activité du président de salle :

Vous le rencontrerez dès votre venue en salle de lecture des Archives du Jura où il vous accueillera. Sa position sur une petite estrade (la ‘banque’) n’est pas le signe d’une supériorité ni un rappel scolaire ; cela lui est nécessaire pour exercer la surveillance et la prévention des actes malveillants en salle
 

 

Quelques données du Jura

La présidence de salle est assurée 4 jours par semaine par une même personne dont c’est la fonction principale ; un jour par semaine, la présidence est assurée à tour de rôle par l’un des archivistes et bibliothécaire des Archives, ce qui leur permet d’être en contact direct avec les utilisateurs des inventaires. Ces dernières années, la présidence de salle a accueilli et orienté dans leurs recherches une moyenne de 1 200 personnes différentes par an.

 

Le magasinier

Il est particulièrement chargé de chercher dans les magasins de conservation des archives les documents demandés par les lecteurs en salle de lecture. Il veille à la restitution de ces documents après consultation en les replaçant à leur place dans les magasins. Pendant cet échange, il prend garde à l’état de conservation des documents qui vont être communiqués et signale toute dégradation importante risquant d’entraver leur consultation. Il vérifie que les documents sont rendus intégralement et dans l’état où ils ont été confiés aux lecteurs. Il s’associe au président de salle pour l’application du règlement de la salle et la surveillance de celle-ci. Il est en outre couramment appelé à effectuer des travaux de classement, cotation, agencement et conditionnement ponctuels de documents et fait donc partie aussi de l’équipe des archivistes.

 

Le lieu d'activité du magasinier :

C’est lui qui vous communiquera les documents que vous souhaitez consulter depuis la banque de la salle de lecture aménagée de son côté de petits casiers où il range les documents en attente de consultation ;il partage son temps entre cet espace et les magasins d’archives.
 

 

Quelques données du Jura

Le magasinier descend des magasins d’archives, puis remonte, par an en moyenne 13 000 documents consultés par les lecteurs en salle de lecture du Jura, et range 11 000 microfilms ; il manipule environ 24 000 documents par an.

 

Le secrétariat des Archives

C'est une fonction à la fois à la frontière entre la partie administrative du travail effectué aux Archives et le public, et complémentaire à celle de la présidence de salle. La secrétaire des Archives est souvent la première interlocutrice de toute personne s’adressant aux Archives, qu’il s’agisse de futurs lecteurs, de personnes requérant ponctuellement un renseignement ou un document, ou des agents et cadres de l’administration et des élus qui sollicitent les Archives pour la gestion de leurs documents et dossiers publics. Comme le président de salle, la secrétaire répond directement aux demandes les plus usuelles sur les fonds conservés et leurs modalités de consultation, en particulier en matière généalogique et notariale. Elle oriente toute demande spécifique vers le ou les agent(s) et cadre(s) des Archives chargé(s) du domaine de compétence de la demande. A la dactylographie des courriers de réponse aux chercheurs, aux particuliers ou aux administrations préparés par elle-même et par les archivistes, s’ajoutent de nombreux travaux d’ordre administratif requis par le fonctionnement même des Archives comme service administratif.

 

Le lieu d'activité de la secrétaire des Archives :

Comme toute administration, les Archives du Jura disposent… d’un secrétariat.
 

 

Quelques données du Jura

Le secrétariat expédie en moyenne 1 400 courriers par an. Si plus de 800 relèvent du contrôle et de l’aide à la gestion des documents publics ainsi que du fonctionnement interne des Archives, presque 600 lettres sont expédiées au titre de l’activité d’accueil et d’orientation à la recherche : plus de 120 sont des recherches de type administratif pour les particuliers (recherches d’actes pour faire valoir leurs droits), 350 sont des réponses à des recherches généalogiques au sens large (état civil, actes notariés, recensement militaire, dénombrement de population…), plus de 100 sont des recherches historiques et des orientations dans les fonds.

 

 

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