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Le contrôle des archives publiques

Le contrôle des archives publiques est une mission d’État ; son exercice sur « pièce et sur place » est délégué par le ministère de la Culture au directeur des Archives départementales, à son adjoint et aux éventuels autres cadres fonctionnaires d’État nommés aux Archives départementales. Elle consiste à veiller à la bonne tenue matérielle des documents et dossiers au sein de toutes les administrations publiques situées dans le ressort du département, que celles-ci relèvent de l’État, du Département, de la Région, des communes, des établissements publics de coopération intercommunale. L’état des locaux, les modalités de rangement dans les bureaux et les espaces dédiés à l’archivage des documents récents, les principes de classement sont contrôlés. L’archiviste édicte toute mesure pour améliorer un constat défavorable et il en surveille l’application. Il donne son avis sur tout projet de construction de locaux d’archivage ; il valide et surveille les conditions de conservation temporaire de documents publics en dehors des institutions, ainsi que les projets de restauration de documents publics. Il contrôle les éliminations de dossiers publics, dont il connaît la nature et le contenu, en délivrant un visa préalable de destruction après examen d’un bordereau d’élimination explicite dressé par l’administration concernée ; pour cela, il se réfère, quand elles existent, aux instructions officielles de sélection des documents publics édictées conjointement par le ministère de tutelle de l’administration concernée et les Archives de France (ministère de la Culture). Il contrôlera enfin les projets et travaux de restauration de documents abîmés, par exemple ceux portant sur des registres d’état civil en communes.

Cette mission vise à assurer à chaque administration les moyens de préserver les documents dont elle peut avoir besoin à tout moment elle-même pour conduire ses affaires, renseigner le citoyen et l’usager, faire face à une difficulté ou à un recours. Elle permet de préparer la phase cruciale des collectes d’archives. Elle s’accompagne auprès des administrations d’une indispensable mission d’aide, d’information, de formation et de conseil à la gestion des documents publics.

Elle s’étend de la même façon sur les services d’archives constituées dans le département de son ressort (services d’archives communales et intercommunales).

La collecte des archives

La collecte des archives consiste à accueillir aux Archives départementales les documents qui, comme le souligne le Code du patrimoine, comportent un intérêt historique ou constituent un titre pour l’État, une collectivité ou une personne (état civil, actes notariés, jugements définitifs, arrêtés, décisions… entraînant l’ouverture de droits). L’archiviste n’entend pas la notion d’intérêt historique selon des problématiques historiques, sociales ou politiques actuelles ou passées. Outre la fiabilité de leur information et leur sincérité, il s’agit d’évaluer le contenu informatif des documents, replacés dans le contexte d’une procédure, tout en les reliant d’une part à des documents d’un plus grand détail ou au contraire plus récapitulatifs, et d’autre part aux autres dossiers produits et conservés par d’autres niveaux administratifs de l’institution, ou d’autres institutions qui suivent la même affaire pour conseil, financement, exécution, contrôle… Devant des documents sériels (dossiers individuels en nombre, dossiers de procédure etc.), l’archiviste doit définir des critères de sélection simples et adaptés, pour conserver des échantillons significatifs de ces dossiers selon leur nature, leur nombre, leur intérêt. Ce rôle exigeant d’évaluation et de critique au sens positif du terme est fondamental pour collecter de façon cohérente une partie des dossiers de toute nature produits par les administrations, puisqu’il est impossible de tout garder. L’archiviste est aidé par les instructions ministérielles de sélection des documents, par des règles de bon sens aussi, et surtout par une connaissance et une expérience solides sur les dossiers déjà archivés, et sur le rôle et le fonctionnement de l’administration en général, et celle de son département en particulier, et enfin par sa collaboration étroite avec les agents et cadres des administrations ; la réunion de tous ces acquis lui permet d’affiner ses choix et décisions.

Les administrations ont l’obligation légale de verser leurs dossiers à conservation définitive aux Archives, le Département a l’obligation de les y recevoir. Seule la collecte d’archives privée est une politique facultative du Département.

Réglementairement, les services administratifs opèrent les versements d’archives sur instructions des archivistes. Ils établissent une liste exhaustive des documents à verser ; tout versement entraîne en effet un transfert de responsabilité de la conservation des documents, et tout document versé doit pouvoir être repérable et/ou consultable dans les meilleurs délais aux Archives. Dans les faits, les archivistes participent très en amont à la préparation des versements, voire collectent eux-mêmes les documents, dans les phases très difficiles de la vie d’un service, au cours des inspections communales, dans le cas de fonds complexes, et bien sûr lors de collectes d’archives privées.

Le classement des archives

Même si les documents ont été collectés de façon cohérente, il est à peu près toujours nécessaire de revoir tôt ou tard leur classement et leur inventaire. Il s’agit d’identifier, mettre en ordre logique des séries de documents ou dossiers, et parfois reconstituer des dossiers complètement éclatés, puis de les dater, d’y adjoindre une cote pour les retrouver parmi les kilomètres de documents conservés. Une fois classés, il faut inventorier les papiers, c’est-à-dire, rédiger un inventaire qui reprenne d’une part toute l’architecture hiérarchisée du fonds et d’autre part l’analyse, les dates et la cote de chaque dossier. Il existe divers niveaux d’inventaires selon l’étape de classement du fonds à laquelle on veut aboutir, selon la complexité du fonds, du simple « récolement » au répertoire numérique détaillé. Ce travail est la pierre angulaire du métier de l’archiviste ; c’est grâce à ce travail que les fonds d’archives sont communicables au public et aux chercheurs.

La conservation des archives

Les Archives départementales, comme les Archives nationales et communales, sont confrontées à un dilemme insoluble : faire perdurer à jamais des documents vieux de 5 ans à 10 siècles, écrits sur tout support dont aucun ne peut se soustraire aux atteintes du temps ; et qui plus est, non pas en les enfermant à clé, mais en permettant leur consultation ! La première protection due aux documents est la structure du bâtiment même des Archives, et la qualité sanitaire des espaces de conservation. On se doit ensuite de ranger dans des boîtes et chemises adaptées les documents. La conservation passe aussi par le dépoussiérage de ceux-ci lors de leur collecte ou de leur classement. La reproduction des documents, essentiellement par microfilmage et numérisation, participe à leur préservation ; seule sa duplication est donnée à la lecture du public. Relier, réparer un document, voire le désinfecter s’il est moisi, le consolider au moyen de techniques artisanales et réversibles éprouvées dans des ateliers de restauration, sont aussi des moyens d’action pour faire traverser les siècles aux documents.

La communication des archives et leur valorisation

Dès l’instauration des Archives départementales, à la Révolution, a prévalu le principe de communiquer les documents conservés. Toutes les missions définies plus haut n’ont de sens que dans la perspective de cette cinquième mission : la communication, l’accès du plus grand nombre aux documents.

La communication a lieu exclusivement en salle de lecture pour d’évidentes raisons de sécurité, la plupart des documents étant uniques. Les documents publics sont communicables immédiatement par la loi. Toutefois, le législateur a retardé cette communicabilité à 50, 75, 100 ou 120 ans, selon le cas, pour les documents publics contenant des informations nominatives concernant la vie privée des gens et pouvant leur porter atteinte. Le secret industriel et commercial est quant à lui protégé pendant 25 ans. En outre, un document endommagé ou très fragile ne peut être consulté ; une duplication peut lui être substituée, ou bien il peut être inséré dans un programme de restauration.

Les Archives départementales ont toujours joué un rôle important dans le monde de la recherche ; et la diffusion de la richesse de leurs fonds auprès du public, quel qu’il soit, est et restera un objectif capital. Aujourd’hui, et pour accompagner le grand mouvement spontané depuis les années 1970 qui voit des milliers de généalogistes amateurs découvrir et consulter aux Archives avant tout les grandes séries de documents nominatifs (état civil, dénombrements de population, registres matricules…) et peu à peu d’autres fonds d’archives, la valorisation et l’aide à l’accès aux archives et à leur compréhension prennent de nombreuses formes : animation d’un service éducatif par un professeur de l’Éducation nationale, cours de paléographie hebdomadaires et gratuits , expositions, publications, accueil de conférences de la Société d’Émulation du Jura, collaborations scientifiques, participation aux manifestations patrimoniales et culturelles nationales et départementales, seules ou en partenariat avec d’autres institutions (Journées du patrimoine, bicentenaire de la loi de 1807 sur le Cadastre, 1100e anniversaire de la fondation de Cluny…). Des accueils plus spécifiques de groupes d’étudiants, de chercheurs, d’associations ont également lieu : Organisation d'une visite du bâtiment.

 

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