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Le versement des archives

Quand ?

L'initiative revient au service producteur ; n'attendez pas d'être sollicité. C'est souvent lors de la préparation d'un versement que l'on détruit les documents périmés, mais les deux opérations ne sont pas forcément liées dans le temps. Si vous disposez d'un tableau de gestion, il est recommandé d'éliminer et de verser régulièrement. Pour les versements, évitez cependant les transferts par trop petites quantités.

Quoi ?

La distinction entre dossiers à verser et dossiers à éliminer incombe au service versant sous le contrôle et avec l'aide des Archives départementales.

Comment ?

Éliminations et versements ne peuvent avoir lieu qu'après accord entre votre service et celui des Archives départementales. Cet accord est dans les deux cas concrétisé par un bordereau de versement ou une demande de visa d’élimination signé par les deux parties.

C’est le moment où devient effective « la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques » préconisée par le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979.

 

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