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La gestion des archives

Pour connaître l’âge des archives, on élabore, en étroite collaboration entre l’organisme producteur et l’administration des archives, un tableau de gestion, s’il n’existe pas déjà une circulaire. Au cours des trente dernières années, 120 circulaires et notes concernant les archives publiques, signées conjointement par le Ministre de la Culture et le Ministre de tutelle de l’organisme producteur, ont été diffusées.

Le tableau de gestion impose la conservation, mais propose la destruction qui reste facultative. Il définit la durée d’utilité administrative de chaque type de document produit. Tableau de bord pour le présent, est aussi un outil de prospective pour le futur.

La DUA (Durée d’Utilité Administrative) est le délai pendant lequel les documents sont nécessaires à l’activité du service et/ou du citoyen pour faire valoir ses droits. C’est une période de conservation obligatoire des documents. Elle est exprimée en années. Elle est fondée sur des critères d’ordre juridique (en particulier les délais de prescription fixés par la loi) ou administratif (valeur informative).

 

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